DÉCLARATION DE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Willoughby Asset Management Inc. (« Willoughby ») s’engage à déployer tous les efforts possibles pour protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont fournis. Willoughby gère vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« PIPEDA »).
- But de la collection
À moins que les objectifs de la collecte d’informations personnelles ne soient évidents et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, Willoughby communiquera la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis, soit oralement, soit par écrit, avant ou au moment de la collecte.
- Portée de la collection
Willoughby ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires pour répondre à l’exigence réglementaire en tant que gestionnaire de fonds d’investissement (« FIM »). Cela inclut, sans s’y limiter, l’acceptation d’accords de souscription, des enquêtes sur la conformité des détentions d’units, et la soumission des rapports de distribution exemptés exigés par l’Instrument national 45-106 sur l’exemption de prospectus (« NI 45-106 »).
Willoughby n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels des clients à d’autres fins à moins que le consentement ne soit obtenu pour le faire.
Willoughby ne vendra pas de listes de clients, de membres, de membres ou d’informations personnelles à d’autres parties à moins que le consentement ne soit obtenu pour le faire.
- Consentement
En tant qu’IFM, Willoughby n’interagit pas directement avec des clients individuels. Cependant, le cabinet peut acquérir des renseignements personnels de clients par le biais de ses opérations. Si les circonstances exigent que Willougby recueille directement des renseignements personnels auprès du client, le cabinet demandera le consentement du client avant de collecter, utiliser ou divulguer ses renseignements personnels, sauf si la loi le permet explicitement sans consentement. Le consentement des clients peut être donné oralement, par écrit, électroniquement et/ou par l’entremise d’un représentant autorisé.
Les clients conservent le droit de retenir ou de retirer leur consentement pour que Willoughby utilise leurs renseignements personnels de certaines façons, sauf dans des circonstances limitées. Ces exceptions incluaient des situations où :
- Les renseignements personnels sont nécessaires pour fournir un service ou un produit demandé
- Retirer son consentement empêcherait Willoughby de remplir une obligation légale
Si un client choisit de retenir ou de retirer son consentement pour des usages spécifiques de ses renseignements personnels, cela peut affecter la capacité de Willoughby à fournir des services ou à traiter une plainte d’un client. Dans de tels cas, Willoughby fournira une explication de la situation afin d’aider le client à prendre une décision éclairée.
- Conservation des renseignements personnels
Si des renseignements personnels du client sont utilisés pour prendre une décision qui affecte directement le client, Willoughby conservera ces renseignements personnels pendant au moins un an. Cette période de conservation garantit au client une occasion raisonnable de demander l’accès à ses informations.
Willougby conservera les renseignements personnels des clients seulement aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou pour satisfaire à une exigence légale ou commerciale. Une fois que les informations personnelles ne seront plus nécessaires à ces fins, elles seront supprimées ou détruites de façon sécuritaire conformément aux procédures de conservation des données de Willoughby.
- Protection de l’information
Willoughby s’engage à maintenir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels des clients. Willoughby a mis en place un ensemble complet de garanties et met régulièrement à jour les pratiques de sécurité en accord avec les avancées technologiques afin d’empêcher l’accès autorisé, la collecte et l’utilisation des données clients.
- Droits à la vie privée
Les clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées. Les exceptions peuvent inclure :
- Coût prohibitif
- Références à d’autres individus
- Motifs juridiques, de sécurité ou de propriété commerciale
- Secret professionnel avocat-client ou privilège judiciaire
Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour identifier les renseignements personnels recherchés. Une demande d’accès à des renseignements personnels doit être transmise au directeur de la vie privée. Sur demande, Willoughby informera les clients de la façon dont leurs renseignements personnels sont utilisés et à qui ils ont été divulgués, le cas échéant. Les renseignements demandés seront disponibles dans les 30 jours ouvrables ou fourniront un avis écrit de prolongation lorsque le délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande. Des frais minimes peuvent s’appliquer pour fournir l’accès à des renseignements personnels. Si des honoraires sont nécessaires, le client sera informé du coût à l’avance et demandera des instructions supplémentaires pour savoir s’il doit aller de l’avant avec la demande. Si une demande d’accès est refusée en tout ou en partie, Willoughby en informera le client par écrit en exposant la raison du refus et tout recours disponible.
- Qui contacter pour des préoccupations liées à la vie privée
Si vous avez une plainte, veuillez communiquer avec le directeur de la protection de la vie privée de Willoughby’s au 604-558-6822, sans frais au 1.877.588.6822 ou par courriel à admin@willoughbyasset.com.