DÉCLARATION DE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Willoughby Asset Management Inc. (« Willoughby ») s’engage à déployer tous les efforts possibles pour protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont fournis. Willoughby gère vos renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).
- But de la collection
À moins que les objectifs de la collecte d’informations personnelles ne soient évidents et que le client fournisse volontairement ses renseignements personnels à ces fins, Willoughby communiquera la raison pour laquelle les renseignements personnels sont recueillis, verbalement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte.
- Portée de la collecte
Willoughby ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires pour satisfaire à l’exigence réglementaire en tant que gestionnaire de fonds d’investissement (« GFI »). Cela inclut, sans s’y limiter, l’acceptation d’accords de souscription, la vérification de la conformité des détentions de parts ainsi que la production des rapports de distribution dispensée exigés en vertu du Règlement 45‑106 sur les dispenses de prospectus (« Règlement 45‑106 »).
Willoughby n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels des clients à d’autres fins, sauf si le consentement requis a été obtenu.
Willoughby ne vendra pas de liste de clients, de membres ou d’informations personnelles à des tiers sauf si le consentement requis a été obtenu.
- Consentement
À titre de gestionnaire de fonds d’investissement, Willoughby n’interagit pas directement avec des clients individuels. Toutefois, la société peut obtenir des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Si les circonstances exigent que Willoughby recueille directement des renseignements personnels auprès d’un client, la société obtiendra le consentement du client avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer ses renseignements, sauf lorsque la loi l’autorise ou l’exige sans consentement. Le consentement des clients peut être donné verbalement, par écrit, électroniquement ou par l’entremise d’un représentant autorisé.
Les clients conservent le droit de refuser ou de retirer leur consentement pour que Willoughby utilise leurs renseignements personnels de certaines façons, sauf dans des circonstances limitées. Ces exceptions incluent des situations où:
- Les renseignements personnels sont nécessaires à la fourniture d’un service ou d’un produit demandé
- Le retrait du consentement empêcherait Willoughby de satisfaire à une obligation légale.
Si un client choisit de refuser ou de retirer son consentement à certaines utilisations de ses renseignements personnels, cela peut avoir une incidence sur la capacité de Willoughby à fournir des services ou à traiter une plainte d’un client. Dans de tels cas, Willoughby fournira une explication de la situation afin d’aider le client à prendre une décision éclairée.
- Conservation des renseignements personnels
Lorsque des renseignements personnels du client sont utilisés pour prendre une décision qui a une incidence directe sur le client, Willoughby conservera ces renseignements pendant au moins un an. Cette période de conservation garantit au client une occasion raisonnable de demander l’accès à ses informations.
Willoughby conservera les renseignements personnels des clients, uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés ou satisfaire aux exigences légales ou commerciales. Une fois que les informations personnelles ne seront plus nécessaires à ces fins, elles seront supprimées ou détruites de façon sécuritaire conformément aux politiques de conservation des données de Willoughby.
- Protection de l’information
Willoughby s’engage à maintenir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels des clients. Willoughby a mis en place un ensemble complet de mesures de protection et met régulièrement à jour ses pratiques de sécurité, conformément aux avancées technologiques, afin d’empêcher l’accès non autorisé, la collecte et l’utilisation des données des clients.
- Droits à la vie privée
Les clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels, sous réserve d’exceptions limitées. Ces exceptions peuvent notamment inclure:
- Un coût prohibitif
- Des références à d’autres personnes
- Des motifs juridiques, de sécurité ou de protection de renseignements commerciaux exclusifs
- Le secret professionnel de l’avocat ou le privilège relatif au litige.
Toute demande d’accès aux renseignements personnels doit être faite par écrit et fournir suffisamment de détails pour permettre d’identifier les renseignements personnels recherchés. Toute demande d’accès aux renseignements personnels doit être adressée au responsable de la protection de la vie privée. Sur demande, Willoughby informera les clients de la manière dont leurs renseignements personnels sont utilisés et, le cas échéant, des personnes ou entités auxquelles ils ont été divulgués. Les renseignements demandés seront disponibles dans un délai de trente (30) jours ouvrables, ou Willoughby transmettra un avis écrit de prolongation lorsqu’un délai supplémentaire est nécessaire pour répondre à la demande. Des frais minimes peuvent s’appliquer pour l’accès aux renseignements personnels. Si des frais sont exigés, le client en sera informé à l’avance et pourra fournir des instructions supplémentaires quant à la suite à donner à la demande.
Si une demande d’accès est refusée en tout ou en partie, Willoughby en informera le client par écrit en exposant la raison du refus et tout recours disponible.
- Qui contacter pour des préoccupations liées à la vie privée
Si vous avez une plainte, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Willoughby au 604‑558‑6822, sans frais au 1.877.588.6822, ou par courrie à admin@willoughbyasset.com.