DÉCLARATION DE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Willoughby Asset Management Inc. s’engage à faire tous les efforts possibles pour protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont fournis. Nos pratiques de traitement des informations sont conformes aux lois applicables en matière de confidentialité.
Ce qui suit est une description de notre politique de confidentialité concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels qui nous sont fournis ou qui sont partagés avec nous à partir d’autres sources.
1. Nature des renseignements personnels et pourquoi nous en avons besoin.
Les renseignements personnels désignent les renseignements qui vous identifient. Il peut s’agir de renseignements tels que l’âge, l’état matrimonial, les antécédents professionnels, le numéro d’assurance sociale, les antécédents de crédit, l’adresse domiciliaire, l’adresse électronique personnelle et le numéro de téléphone à domicile.
Des renseignements personnels peuvent être requis afin d’établir une relation et de fournir le meilleur service possible. Une signature, des antécédents financiers, la situation financière actuelle, le numéro d’assurance sociale, l’âge et d’autres renseignements personnels similaires nous permettent, à nous ou à nos sociétés affiliées, de :
- établir l’identité;
- évaluer l’admissibilité et l’adéquation aux produits et services de placement;
- vous protéger, vous et nous protéger contre les erreurs et la fraude.
En outre, nous avons besoin de renseignements personnels afin de nous permettre de répondre aux exigences réglementaires ou contractuelles relatives aux produits et services que nous fournissons.
2. Obtention de renseignements personnels
Nous pouvons recevoir des renseignements personnels de votre part ou de la part de votre représentant avec votre consentement. D’autres sources à partir desquelles nous pouvons recevoir vos informations avec votre consentement comprennent, mais sans s’y limiter, nos sociétés affiliées et autres institutions financières.
3. Utilisation des renseignements personnels
Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour vous identifier;
- Pour s’assurer que nos dossiers sont exacts;
- Pour tenir à jour, stocker, enregistrer et déterminer les avoirs de vos comptes et les enregistrements de transactions;
- Vérifier les renseignements déjà donnés au besoin;
- Pour vous fournir, à vous et à vos représentants, des relevés de compte et des renseignements;
- Pour vous fournir des états financiers, des reçus aux fins de l’impôt, des envois par procuration, des confirmations de transaction et d’autres renseignements qui peuvent être demandés ou nécessaires en ce qui concerne vos avoirs;
- Pour répondre aux exigences légales et réglementaires.
4. Partage des renseignements personnels
La confidentialité et la confidentialité des informations personnelles sont l’un de nos principes fondamentaux, cependant, nous pouvons partager vos informations avec d’autres dans des circonstances limitées, notamment:
- Fournisseurs de services tiers. Nous engageons des fournisseurs de services tiers pour fournir des services en votre nom. Nous leur fournissons une quantité limitée d’informations afin qu’ils puissent fournir des services, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement des données, la préparation et l’envoi de relevés clients, le stockage de documents et l’imagerie. Il leur est interdit d’utiliser les renseignements à des fins autres que pour fournir les services qu’ils ont été engagés à fournir. Ces fournisseurs tiers ne sont pas autorisés à divulguer ces informations à d’autres.
- Votre conseiller financier. Nous partageons vos renseignements avec votre conseiller financier et le courtier auprès duquel il est inscrit. Il se peut également que nous devions communiquer avec d’autres institutions financières ou sociétés de fonds communs de placement afin de recueillir les renseignements complets nécessaires à vos besoins en matière de services.
- Tel que permis ou requis par la loi. Willoughby peut être contraint de divulguer des renseignements personnels en réponse à une loi, à un règlement, à une ordonnance d’un tribunal, à une citation à comparaître, à une demande valide, à un mandat de perquisition ou à toute autre demande ou demande de renseignements juridiquement valide. Nous pouvons également divulguer des informations à nos comptables, auditeurs, agents et avocats dans le cadre de l’application ou de la protection de nos droits légaux.
- Réorganisation de l’entreprise. Au fur et à mesure que nous continuons de croître, nous pourrions à l’avenir réorganiser ou rationaliser certaines parties de nos opérations. Étant donné que notre entreprise est basée sur nos relations avec nos clients, nous pouvons divulguer des informations personnelles à un tiers dans le cadre d’une fusion, d’une réorganisation, d’un transfert ou d’un financement de parties de notre entreprise. Ces tiers ne sont pas autorisés à divulguer ces informations à d’autres.
5. Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels peuvent être conservés en format électronique, microfilm ou papier dans les bureaux de Willoughby Asset Management Inc. ou de ses sociétés affiliées ou de ses tiers fournisseurs de services. Ces renseignements peuvent également être conservés dans des installations d’entreposage hors site sécurisées.
6. Protection de l’information
Des politiques, des procédures, des lignes directrices et des mesures de protection ont été mises en place pour assurer la protection des renseignements personnels. Nos employés et nos fournisseurs de services peuvent avoir accès à des renseignements personnels pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions. Les renseignements personnels recueillis ne seront utilisés qu’à des fins spécifiquement déterminées et seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour exécuter le service ou tel que requis par la loi.
7. Droit à la vie privée
Sur demande, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels. En outre, nous pouvons vous fournir une liste de tiers à qui vos informations personnelles ont été fournies. Si vous souhaitez modifier ou mettre à jour vos informations personnelles, vous pouvez demander à le faire à tout moment. Veuillez noter que nous ne pouvons modifier que les informations personnelles nécessaires pour atteindre les objectifs déclarés. Dans certaines circonstances, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous donner accès à des informations spécifiques. Par exemple (i) les renseignements contenant des références à d’autres personnes; (ii) les informations contenant des informations exclusives confidentielles de Willoughby ou de ses sociétés affiliées; (iii) les renseignements qui ont été détruits ou qui peuvent être trop coûteux à récupérer.
Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Willoughby à tout moment, sous réserve d’un préavis raisonnable. Les exigences légales et autres peuvent vous empêcher de retirer votre consentement et votre décision de retirer des informations personnelles peut également limiter les services ou les produits que nous sommes en mesure de vous fournir.
8. Avec qui communiquer au sujet des préoccupations relatives à la protection de la vie privée
Si vous avez une plainte, veuillez communiquer avec l’agent de la protection de la vie privée de Willoughby au 604-558-6822 ou sans frais au 1.877.588.6822 ou en envoyant un courriel à admin@willoughbyasset.com.